2024년 독일 하노버 해외 출장 이야기
해외 수입 업무 담당자로서 해외 출장은 흔히 있는 일이다. 현재까지 13년 차로 일하면서 독일, 이탈리아, 대만, 중국 여러 번을 다녀왔다. 주위 친구들은 공짜로 해외를 다녀온다고 부러워하기도 하지만, 막상 일을 하러 가면 출장 준비 과정부터 굉장히 스트레스를 많이 받기도 한다. 체력적으로도 이제는 너무 힘들기도 하다. (나이가 이제 곧...불혹 ㅜㅜ)
어김없이 독일 전시회 출장은 2년마다 참석하는 중이며, 현재까지 독일 하노버 전시회는 총 4번 다녀왔다.
2016년, 2018년, 2022년, 2024년 (코로나 기간인 2020년에는 전시회가 개최되지 않았음).
독일 하노버 전시회장 (Hannover Exhibition Center)
📍 위치
- 주소: Messegelände, 30521 Hannover, Germany
- 하노버 중앙역(Hannover Hauptbahnhof)에서 약 8km 거리
- 하노버 공항(Hannover Airport)에서 약 25km 거리
🏢 특징 및 규모
- 세계 최대 규모의 전시회장 중 하나
- 총면적 496,000㎡ (실내 전시장 약 392,000㎡, 야외 전시장 약 104,000㎡)
- 26개 전시 홀 및 콘퍼런스 센터
- 35,000명 이상을 수용할 수 있는 컨퍼런스 및 미팅 시설
사실 처음 독일 하노버 전시회장 갔을 때 너무 커서 충격적이었다.
사람이 걸어 다니기에는 전시홀이 너무 많고 홀과 홀사이 간격도 크다. 하노버 전시회장 안에서는 셔틀 버스을 타는게 편하다. 하노버 전시회장을 두고 지하철 역, 기차역 모두 있을 만큼 규모가 어마무시 하다. 이 말인즉슨, 전시회 출장 다녀오면 하루에 2만~3만 보는 찍는다.
하루에 2만~3만보를 대략 3~4일 연속으로 4일 정도 하게되면 다리가 퉁퉁 붓고 마지막날에는 그야말로 녹초가 된다.
1. 해외 전시회 출장을 가는 이유?
- 기존 거래처와의 협력 강화 및 관계 유지
수입 구매 담당자로서 해외 트렌드 업계 동향 파악은 매우 필수적인 업무이다. 신규 브랜드 론칭 및 제품 개발도 해야 하며, 기존 브랜드의 신제품 파악 및 브랜드 담당자와 친밀한 비즈니스 관계를 위해서 얼굴 도장을 찍고 올 때도 있다.
업계 대표적인 전시회의 경우 내가 거래하는 웬만한 브랜드들이 전시회에 나오게 된다. 우리 입장에서는 한 번에 여러 파트너를 동시에 만날 수 있어 효율성이 매우 높다.
- 계약 협상 및 미팅
아무래도 대면으로 미팅을 하게 되면 여러 가지 면에서 수월하게 일이 풀린다. 단가 인하 협상 및 납기 조절, 클레임 문제 등의 민감한 부분까지도 쉽게 협상이 될 때가 많다.
- 경쟁 브랜드 제품 파악 등의 시장 조사
또한 경쟁 브랜드 제품 파악을 한 자리에서 쉽게 파악할 수 있어 향후 국내에서 어떠한 브랜드와 경쟁을 해야 하는 지도 파악이 된다. 예를 들어, 타 경쟁 브랜드에서 아주 획기적인 제품이 출시되었다고 하면 우리는 매우 긴장을 하게 된다.
- 국내 고객에게 브랜드 및 신제품 소개
업계 대표적인 전시회이므로 국내 고객들도 많이 방문을 한다. 때론 우리 고객들에게 브랜드 부스에 데리고 가서 제품 안내 및 홍보를 하기도 하며 세일즈에 도움이 되고자 한다.
2. 해외 전시회 출장을 준비 과정
- 항공, 숙박, 교통수단, 레스토랑, 여행자 보험 등 모든 일정 예약 필수
보통 해외 전시회장 출장의 경우 전시회 전문 대리점을 통해 단체로 가는 경우도 있지만, 우리 회사의 경우 모든 예약을 내가 담당하고 있다. 즉, 모든 일정의 항공, 숙박, 레스토랑까지 모두 예약을 해야 한다. 특히 항공권과 숙박은 출장 3-4개월 전에 미리 예약을 해야 하며 특히 하노버 시회 기간에는 숙박비가 최대 3-4배는 올라가기에 사전 예약이 필수이다.
프랑크푸르트에 비해 하노버는 호텔수가 현저히 적게 때문에 울며 비싼 요금을 주고 숙박을 해야 한다. 요즘은 에어비앤비 예약을 통해 숙박비를 절감을 하기도 한다.
특히 하노버는 직항 편이 없기에 프랑크푸르트를 꼭 경유해야 갈 수 있는 긴 여정이다.
나의 경우 대구→인천 →프랑크푸르트 →하노버까지의 여정이다. 인천에서 프랑크푸르까지는 직항 편을 이용을 하고, 프랑크푸르트에서 하노버까지는 기차를 주로 이용을 한다. (약 2시간 40분 소요)
- 브랜드 담당자와 미팅 스케줄 잡기
전시회장에는 여러 각국의 사람들이 참석하기에 담당자와 미리 사전에 미팅 시간을 정해야 한다. 만약 정하지 않으면 전시회장에서 내가 만나고자 하는 담당자를 만나지 못하는 경우도 생기고 방문했을 때 이미 미팅 중이어서 만날 수가 없다.
주여진 출장 스케줄은 한정적이기에 타임 테이블을 만들어서 미팅 시간을 사전에 픽스해야 한다.
미팅 하나 끝나면 다음 미팅 바로바로... 이런 식이다.
중간중간에 식사 타임에 되면 부스에서 점심을 주기도 하고 전시회 마감시간 이후에는 파티가 열리기도 한다.
3. 해외 전시회 출장 이후에는....
브랜드 담당자들에게 Thank you 감사 인사를 보낸 뒤 국내에서 Follow 업무를 계속 이어나간다.
신규 브랜드 제품 Inquiry, 견적 요청 등 나의 업무는 더 많아지게 된다 ㅎㅎㅎ
